KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. GİRİŞ

Türkiye Cumhuriyeti Anayasa’sının 20’nci maddesine göre; herkes özel hayatına ve aile hayatına saygı gösterilmesini ve kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar.

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacı ile 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) 07.04.2016 tarihli 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“İmha Politikası“), Tasecs İklimlendirme Anonim Şirketi (“Şirket“) tarafından KVK Kanunu’nun 7. maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik“) uyarınca hazırlanmıştır.

İmha Politikasının amacı, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde,

Kişisel verilerin muhafazası ve silinmesi amacıyla Kanun ve Yönetmelik’e uygun sürelerin belirlenmesi,
Şirket dâhilinde müşteriler, ziyaretçiler, çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler, alt yükleniciler, Bağlı ortaklık ve iştirakler ve çalışanları, internet sitesini kullananlar, kısacası sayılanlarla sınırlı olmamak üzere faaliyetler sırasında temas edilen kişilerden edinilen tüm kişisel verilerin, hangi süre ve koşullarda saklanacağına ilişkin bilginin sağlanması,
Şirket tarafından tutulan kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemlerinin dayanağını açıklaması,
Tutulması gerekli kişisel verilerin Kanun ve Yönetmelik’e uygun olarak saklanmasının sağlanması,
Tutulan kayıt ortamlarının belirlenmesi suretiyle saklanan kişisel verilere hızlı, kolay ve etkili erişimin sağlanmasıdır.

2. TANIMLAR

İşbu İmha Politikası’nda kullanılan terimler aşağıda yer alan anlamlara gelmektedir:

Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi;
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi;
Veri İşleyen	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler;
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Alıcı Grubu	Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi;
KVK Kurulu	Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
KVK Kurumu	Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
Kanun	24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu;
Verbis	Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Veri Kayıt Sistemi	Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği sistem
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi kapsamaktadır.
Kişisel Veri İşleme Envanteri	Şirketin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırılmış olan envanter.
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi;
İmha Politikası	Şirket tarafından kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yapılmış olan politika.
Periyodik İmha	Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam;
Karartma	Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde üstlerinin çizilmesi, boyanması ve buzlanması gibi işlemleri;
Maskeleme	Kişisel verilerin belli alanlarının, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde silinmesi, üstlerinin çizilmesi, boyanması ve yıldızlanması gibi işlemleri.
Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi;
Müşteri	Şirkete ticari alım-satım ve iş yapmak amacıyla gelen, hizmetlerinden faydalanan gerçek kişiler.
Ziyaretçi	Şirkete iş ve ziyaret amacı ile gelen veya internet sitesini kullanan gerçek kişiler.
Çalışan	Şirket çalışanları, stajyerleri ve/veya yönetim kurulu üyeleri ve/veya temsilcileri
Çalışan Adayı	Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.
Bağlı Ortaklık ve İştirakler	Şirket’in taahhüt ve yükümlülükleri kapsamında iş birliği içinde olduğu gerçek ve tüzel kişilerin yetkilileri ve çalışanları.
Tedarikçi	Şirkete ürün ya da hizmet sağlayan üretici yetkilileri ve çalışanları
Alt yüklenici	Sözleşme konusu işin nev’i itibariyle bir kısmını yüklenici ile yaptığı sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştiren gerçek veya tüzel kişi
Üçüncü Kişi	Şirket’in faaliyetleri ile doğrudan ilişkili olmasa da yararlanan ve/veya çalışan yakınları, ziyaretçiler v.b.

3. VERİLERİN KAYIT ORTAMLARI

Şirket, aşağıda detayları açıklanan kayıt ortamlarında veri işleme faaliyetlerini sürdürmektedir:

3.1. Elektronik Ortamlar

Sunucular (etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım vb.),
Yazılımlar (ofis yazılımları, kurum içi portal, kamera kayıt görüntüleme, vb.),
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.),
Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü),
Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.),
Optik diskler (CD, DVD, hard disk vb.),
Çıkartılabilir bellekler (USB, hafıza kartı vb.),
Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi,

3.2. Elektronik Olmayan Ortamlar

Kağıt,
Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, toplantı tutanakları, ziyaretçi giriş defteri vb.)
Yazılı –basılı görsel ortam, sosyal medya
Birim dolapları
Klasörler
Arşiv

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI

Şirket tarafından; müşteriler, ziyaretçiler, çalışanlar, çalışan adayları, alt yükleniciler, tedarikçiler, bağlı ortaklık ve iştirakler, internet sitesini kullananlar, kısacası sayılanlarla sınırlı olmamak üzere faaliyetler sırasında temas edilen kişilerden edinilen tüm kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklamaktadır.

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER VE İŞLEME AMAÇLARI

5.1. Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Yasal Dayanaklar

Şirket, elde ettiği kişisel verileri aşağıda belirtilen mevzuatlarda öngörülen sebepler ve süreler dahilinde muhafaza eder;

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu,
4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin

Yönetmelik,

7315 Sayılı Güvenlik soruşturması ve Arşiv Kanunu ve ilgili Yönetmelik
7545 Sayılı Siber Güvenlik Kanunu
5809 Elektronik Haberleşme Kanunu
Bilgi Güvenliği Mevzuatları
SSM-RHB-3500/001 Savunma Sanayii Müsteşarlığı Gizlilik Derecelendirme

Kılavuzu Hazırlama Rehberi

213 Vergi Usul Kanunu
4691 Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu
4857 İş Kanunu
5188 Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun
5202 Savunma Sanayii Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmelikler
5510 Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
6331 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve bağlı yönetmelikler,
6698 Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
7263 Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik

Yapılmasına Dair Kanun

25606 Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanunun Uygulanmasına İlişkin

Yönetmelik

5746 Araştırma, Geliştirme ve Tasarım Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında

Kanun

2591 Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği
27601 Savunma Sanayii Güvenliği Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik
26735 Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik
3095 Kanuni Faiz ve Temerrüt Faizine İlişkin Kanun
MSY:310-8 Millî Savunma Bakanlığı Milli Kodlandırma Hizmetleri Yönergesi
MSY: 317-2C Millî Savunma Bakanlığı Savunma Sanayii Güvenliği Yönergesi

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

5.2. Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıda belirtilen genel amaç ve/veya amaçlar doğrultusunda saklamaktadır.

Şirket İnsan Kaynakları Prosedür, Politika Ve Süreçlerini Planlanması Ve/Veya Uygulanması
Şirketimizin Ve/Veya Şirketimizle İş İlişkisi İçerisinde Olan Üçüncü Kişilerin Hem Hukuki Hem Teknik Anlamda Güvenliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması Ve /Veya Uygulanması
Şirket Tarafından Ve/Veya Şirket Nam Ve Hesabına Sunulan Ürün Ve/Veya Hizmetlerden İlgili Kişileri Faydalandırmak Ve Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi İçin Gerekli Çalışmaların Gerçekleştirilmesi Ve İlgili İş Süreçlerinin Devamlılığının Sağlanması
Şirket Tarafından Yürütülen Ticari Ve/Veya Operasyonel Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi İçin İlgili İş Birimlerimiz Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması Ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi
Şirket Ticari Hayatının ve İş Geliştirme Stratejilerinin Planlanması, Düzenlenmesi ve Uygulanması
Faaliyetlerin Mevzuatlara uygun yürütülmesi

Şirketimiz tarafından yapılan veri işleme amaç ve hukuki sebeplerine detaylı olarak internet sitemizde bulunana politika ve aydınlatma metinlerinden ulaşmanız mümkündür.

6. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirket, KVK Kanunu’nun 12’inci maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda Şirket, bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.

6.1. İdari Tedbirler

Şirket, kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam etmekte ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri vermektedir.
Şirket, erişim, bilgi güvenliği kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlamış ve uygulamaktadır.
Şirket, iş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlamakta ve uygulamaktadır.
Şirket, gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulamaktadır.
Şirket, personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVK Kanunu ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Şirket ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup; personelin bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.
Şirket, çalışanların iş faaliyetleriyle ilişkili işlenen kişisel verileri, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen şartlara ve 4. maddesinde öngörülen kişisel verilerin işlenmesi ilkelerine uygun olarak, hukuka uygun başka amaçlar için de işleyebilmektedir. Bu amaçların neler olduğu konusunda da çalışanlar, uygun usullerle Şirket tarafından bilgilendirilmektedir.
Şirket, çalışanların iş faaliyetlerine ilişkin kişisel verilerinin işlenmesi sonucunda elde edilen veriler üzerinden bir çalışan aleyhinde şikâyet prosedürü veya disiplin süreci başlatılmadan önce, çalışanlara elde edilmiş verileri görme, bu veriler hakkında açıklamada bulunma ve savunma hakkı vermektedir.
Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
Şirket, çalışanların gerçekleştirileceği kişisel veri işleme faaliyetleri için şirket içinde sorumlu çalışanlar tayin etmektedir. Bu işleme neticesinde elde edilen kişisel verilere erişim yetkisi olacak çalışan sayısı olabildiğince sınırlı tutulmaktadır. Bu kapsamda Şirket, mevcut durumda bu verilere erişimi gereksiz olan çalışanlar var ise bu çalışanların erişim yetkilerinin kaldırmakta veya sınırlamaktadır. Şirket, çalışanların kişisel verilerine sadece erişim ile yetkili olan kişilerin erişmesini sağlamak adına gereken fiziki güvenlik önlemleri almaktadır.
Şirket, işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirmektedir.
Şirket, kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini gidermektedir.
Şirket, veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda farkındalığını sağlamış olup; belli aralıklarla denetim yapmaktadır.
Şirket’in, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVK Kanunu hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVK Kanunu’nun 12’inci maddesi uyarınca sorumluluğu bulunmaktadır. Bu nedenle Şirket, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almaktadır. Yine Şirket tüm personelini kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirilmektedir.

6.2. Teknik Tedbirler

Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmek ve yenilenmektedir.
Çalışan verilerinin güvenliğini sağlamak için gereken tüm makul önlemler alınmaktadır. Alınan önlemler, yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek şekilde kurgulanmaktadır.
Bilgi sistemleri üzerinde kimlerin çalışanların kişisel verilerine eriştiğinin tespit edilmesini sağlayacak denetim izi gibi önlemler alınmaktadır. Bu kapsamda oluşturulacak erişim kayıtları düzenli olarak kontrol edilmekte ve yetkisiz erişimlere yönelik soruşturma mekanizmaları oluşturulmaktadır.
Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. Ağ yolu ile kişisel verilerin aktarımında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
- Anahtar yöntemi uygulanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Çalışanlara ait kişisel verilerin dizüstü bilgisayarlar gibi çeşitli vasıtalarla işyerinden çıkarılması halinde gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve bu önlemler hakkında ilgili çalışanların bilgilendirilmesi sağlanmaktadır.
İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır
Alınan teknik önlemler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıklarının kapatılması sağlanmaktadır.
Kişisel veriler yedeklenmekte, kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmaksızın tutulmaktadır.
Siber güvenlik önlemleri alınmış olup; uygulanması sürekli olarak takip edilmektedir.
İhtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetinin kontrolünün sağlanmaktadır.

Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanmaktadır.

Taşınır bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişisel veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.

Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

Veri kaybı önleme yazılımları uygulanmaktadır.

Veri korunması ile ilgili şifreleme yapılmaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONUSUNDA ALINAN TEDBİRLERİN DENETİMİ

KVK Kanunu kapsamında, Şirket veri sorumlusu sıfatına haiz olacak olup VERBİS sistemine kaydolacaktır. Yönetmelik’in 11’inci maddesinin 1inci fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirilebilir.” Şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Şirket, işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, bu politikalarda belirtilen işleme ve imha süreçlerini yönetmek üzere, aynı zamanda üst yönetim tarafından uyum için belirlenen aksiyonların yerine getirilmesinden sorumlu “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” veya bu konuda sorumlu olacak kişi veya kişiler atanır.

Bu kapsamda ilgili kişi veya komite tarafından yürütülecek işler:

Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin süreçlerin dizaynına ilişkin belgelerin hazırlanması, takibi ve bunların ilgili kişilerin onaylarına sunulması,
Kişisel verilerin korunmasına ve işlenmesine ilişkin dokümanların uygulanmasının temini ve gerekli denetimlerin yapılması,
KVK Kurumu ve KVK Kurulu ile olan ilişki ve yazışmaların takibi hususlarıdır.

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde komite içerisinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir.

ÜYE	KOMİTE İÇERİSİNDEKİ GÖREVİ
Aslıhan OR	Komite Başkanı-yönetim ve iletişimden sorumlu
Eren DEMİRCİ	Bilgi Teknolojileri ve veri güvenliğinden sorumlusu
Derya ÖZEN	KVKK Risk Yönetimi, Politika ve Prosedürlerden sorumlusu
Nigar DEMİRKAZIK	İş süreçlerinin planlanması-Raporlama sorumlusu
Latife Vural	KVKK uyum ve denetim sorumlusu

8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

Şirket elde ettiği kişisel verileri;

İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder ya da re’sen silinir veya yok edilir.

9. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

Şirket ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır.

Şirket tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.

Şirket, kişisel verileri yok etmek ve silmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

9.1. Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmektedir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.

Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları

Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılmaktadır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir.

Veri Tabanları

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

9.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

Yerel Sistemler

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler; Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler; Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır.

Çevresel Sistemler

Ağ cihazları (switch, router vb.)
Flash tabanlı ortamlar
Manyetik bant
Manyetik disk gibi üniteler
Mobil telefonlar
Optik diskler
Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı ve kapı kartlı geçiş sistemi
Kağıt ve klasör

Verilerinin imhasına yönelik yöntemler kullanılmaktadır.

Şirket kişisel verinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin re’sen karar alacak olup, seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyerek İş bu politikanın 3. Maddesinde tabloda yer alan kişiler aracılığı ile kullanabilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13üncü maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi ve yok edilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda şirket serbesti içinde olacaktır.

10. SAKLAMA VE PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında

yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Kişisel Veri İrtibat Kişisi tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen imha edilir. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler aşağıdaki tabloda belirtilen azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; şirketin veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.

Kayıt Türü	Detaylar	Saklama Süresi	İmha Süresi
Kimlik Bilgisi	Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verileri ifade etmektedir. (Ad-Soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hal, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası vb.)	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İletişim Bilgisi	Telefon numarası, adres, e-posta ve benzeri iletişim bilgileri anlamına gelmektedir.	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Finansal Bilgi	Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, gelir bilgisi, mal varlığı bilgisi gibi veriler anlamına gelmektedir.	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan Özlük Dosyaları	Çalışanların, Şirket’te çalışmaları boyunca tutulan tüm kayıtları teşkil etmekte ve aşağıdakileri de içermektedir: İş Sözleşmesi, Feshe İlişkin Belgeler,İzin Belgeleri, Terfi Belgeleri, Çalışan Özet Bilgisi,Eğitim Kayıtları, İşe Giriş Başvuruları, Yan Haklar.	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşe Alınmayan Çalışan Adaylarının Kişisel Verileri	İşe alım sürecinde toplanan tüm kayıtları içermektedir: Özgeçmişler.	6 Ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Lokasyon Verisi	Şirket Çalışanlarının iş ve görevlendirme takipleri için GPS verileridir.	2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sözleşmeler	Sözleşmeler ve ilgili iletişimleri teşkil etmektedir.	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri-1	Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlara ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları gibi verileri teşkil etmektedir.	Güvenlik Kamera Kayıtları 15 Gün (Şüphe ve İhbar Hallerinde 1 Yıl)	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Görsel/İşitsel Veriler	Fiziksel mekân güvenlik bilgileri kapsamına girmeyen ve fotoğraf ve görüntü kaydı gibi kişisel verilerdir. Fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç.)	İş Sözleşmesinin Sona Ermesi + 10 Yıl; rıza gerektiren süreçlerde rıza geri alınana kadar	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş Ortağı İlişkileri ve Taahhütler	İş ortakları, Şirket’in katıldığı organizasyonlar, haber bültenleri ve kurumsal iletişim faaliyetlerini teşkil etmektedir.	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşlem Güvenliği Bilgisi	Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel veriler (örneğin log kayıtları, IP adres bilgileri, internet giriş-çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri) anlamına gelmektedir.	1 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası, adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki Bilgiler, çalışanların icra dosya bilgileri ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler anlamına gelmektedir.	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Müşteri İşlem Verisi	Müşterilerden gelen talep-şikayet ve talimatları içeren belgelerdeki kişisel veriler.	10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi	Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep ve/veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler anlamına gelmektedir.	2 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Denetim ve Teftiş Bilgisi	Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında iç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler anlamına gelmektedir.	10 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, dini, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik veriler anlamına gelmektedir.	5 Yıl-15 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Araç Bilgisi	Veri sahibi ile ilişkilendirilen araçlar ile ilgili bilgiler	Plakanın kaydedildiği tarihten itibaren 1 ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Pazarlama Verisi	Müşterilerden pazarlama amacıyla toplanan; alışveriş alışkanlıkları, müşteri beğenilerini gösteren kayıtlar ve değerlendirmeler, hedefleme bilgileri, anket kayıtları, çerez kayıtları gibi veriler anlamına gelmektedir.	13 ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

11. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN BAŞVURU HAKKI

Kişisel veri sahiplerinin KVK Kanunu’ndan doğan haklarına ilişkin başvurularının, KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun bir biçimde yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) belirleyeceği diğer yöntemler ile tarafımıza iletilmesi gerekmektedir:

	BAŞVURU YÖNTEMİ	BAŞVURU YAPILACAK ADRES	BAŞVURUDA GÖSTERİLECEK BİLGİ
Yazılı Olarak Başvuru	Islak imzalı şahsen başvuru veyaNoter vasıtasıyla	İvedik OSB Mah. 2224. Cd. C Blok Kat 1 No:1/263 Teknopark 06378 Yenimahalle Ankara/Türkiye	Zarfın/tebligatın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yolu İle Başvuru	Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile	tasecs@hs03.kep.tr	E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru	Şirketimizin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz kullanılmak suretiyle	info@tasecs.com.tr	E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır ve sonuç yazılı olarak ya da elektronik ortamda tarafınıza bildirilecektir. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, tarafınızdan Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilerek alınacaktır.

Şirket tarafından, yapılan başvuru ve talep haklı görülmesi halinde gereği gecikmeksizin yerine getirilecektir. Yapılan başvuru ve talebin reddi halinde ise, ret gerekçesi ilgili kişiye başvuru ve talep dilekçesinde belirtildiği şekilde yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilecektir.

Şirket tarafından başvuru ve talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde, ilgili kişinin başvuru ve talep cevabını öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunma hakkı vardır

12. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ya da muhafaza süresinin sona ermesi halinde kişisel veriler, resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Şirketin periyodik imha süresi 6 aydır. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politikada belirtilen imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

Periyodik imha sürecinin takibi konusunda şirket verileri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak, süreç boyunca tüm idari ve teknik önlemleri almakla yükümlüdür

13. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da idari birimde saklanır.

14. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

15. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. İşbu Politika’nın revizyon edilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde Politika’nın revizyon edilmiş hali veya yeni politika örneği ilgili yerlerde ve www.tasecs.com.tr sitemizde ilan edilecektir.

Güncelleme Tarihi : 01.04.2026